Transformación digital con Google Workspace - Seguros Bolívar
Gestor de proyectos Seguros Bolívar.
La compañía Seguros Bolívar, de la mano de Davinci Technologies y Google Workspace, inició su proceso de transformación digital y cultural, conformando un equipo con la gerencia de procesos cuyo propósito es incentivar y mejorar la experiencia de los usuarios en la búsqueda, consulta y solicitudes de creación, actualización y eliminación de documentos de los procesos con los que cuenta la compañía.
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El Reto
- Centralizar la documentación de los procesos ejecutados en Seguros Bolívar, en un sitio donde todos los colaboradores de la compañía puedan consultarlos y tenerlos disponibles.
- Darle al cliente un mecanismo que permita realizar la búsqueda de los procesos de la compañía de forma más fácil y rápida.
- Definir y automatizar un desarrollo que le permita al equipo de Procesos gestionar solicitudes de creación, actualización y eliminación de los documentos que surgen en cada una de las áreas de la compañía.
Solución y resultados
El equipo de Seguros Bolivar promovió el uso de las herramientas Google Workspace (Sitios, Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios y Apps Script), además de las metodologías de mejora de procesos, diseño, análisis de dolores y frameworks ágiles que han logrado cumplir los siguientes objetivos:- Transmitir el propósito de la gerencia de Procesos a toda las áreas de la compañía a través de un Site que centralizó todos los procesos (Aproximádamente 200), los cuales estarán disponibles para todos los colaboradores de la compañía.
- Socializar los documentos y procedimientos actualizados de las diferentes áreas.
- Crear un flujo de aprobación automático de recepción de solicitudes (Creación, actualización y eliminación) de documentos de procesos que permite optimizar las solicitudes, y garantizar la integridad de la información que se consigna en estos documentos.
- Realizar actividades de entrenamiento y capacitación en las funcionalidades de las herramientas de Google Workspace, conceptos, metodologías y mentalidades, con el objetivo de volver a plantear procesos y cambiar la forma en la que las personas trabajan.
- Comunicar nuevas características y funcionalidades de la plataforma de colaboración y comunicación Google Workspace.
