Savia Salud - Transformación digital del sector salud

Caso de éxito.

En el 2013 nace Savia Salud EPS, entidad administradora de planes de beneficios de salud que gestiona el aseguramiento de la población de escasos recursos, con el objetivo de impactar en la calidad de vida de sus afiliados.

Cuando Savia Salud llegó a Davinci sus usuarios contaban con diferentes tipos de licenciamiento, conocían de manera general algunas de las aplicaciones, pero el uso que le daban a la suite con los equipos de trabajo, estaba enfocado únicamente a Gmail y Drive. Fue ahí cuando Davinci inició un proceso de capacitación de Google Workspace en la EPS Savia Salud.

¡En Davinci somos tu aliado en transformación digital!
Nuestros expertos están listos para brindarte una asesoría personalizada sin costo.

El Reto

El reto principal fue impulsar la adopción de toda Google Workspace y así, fortalecer las competencias de sus colaboradores para impulsar la transformación digital, con foco en 3 acciones:

La adopción de las herramientas de Google Workspace en las funciones diarias de cada colaborador.
Aumento de habilidades digitales de los colaboradores en un ambiente colaborativo y 100% virtual.
Incentivar el trabajo colaborativo y la comunicación eficiente entre equipos.

Solución y resultados

A partir de la necesidad de Savia Salud, de aumentar el conocimiento sobre todas las herramientas de Google Workspace, The Hub planteó una intervención integral a través de un Plan de Formación que incluía las aplicaciones core de Google Workspace, además del conocimiento en Data Studio y metodologías ágiles. Uno de los principales desafíos de este proceso, era lograr que los colaboradores de Savia Salud empezaran a vincular el uso de herramientas distintas a las que diariamente usaban como Gmail y Drive, y empezaran a desarrollar trabajo colaborativo con el uso de ofimática de Google Workspace en los equipos de trabajo de diferentes áreas, videoconferencias con Meet, Data Studio para crear tableros de seguimiento y control de actividades, Chat permanente para comunicación entre colaboradores, compartir documentos por Drive, trabajar en línea y usar Keep para hacer seguimiento a actividades y así dar un mejor flujo a las mismas. En Savia Salud el 80% del personal se encontraba laborando desde casa. El plan integral de capacitación para Savia Salud se diseñó como una solución 100% remota apalancada en Meet, ya que el país se enfrentaba para ese entonces a la coyuntura de la pandemia por Covid 19. A pesar de este escenario, el plan de capacitación se ejecutó en tiempo récord de dos semanas, con un total de 15 entrenamientos y 45 horas de formación, con un cubrimiento total de 200 usuarios finales. Durante las capacitaciones, los entrenadores se encargaron de ofrecer nuevas funcionalidades, opciones destacadas y aplicaciones desconocidas para los usuarios de Savia Salud, con la intención de superar las expectativas generadas y cubrir las necesidades principales a las que se enfrentaba la organización. Como resultado de esta intervención integral de The Hub, se intensificó el uso de aplicaciones como Meet y Chat para aprovechar las opciones de mensajería instantánea y videollamadas, así como también se empezó a utilizar Classroom para replicar conocimientos de procesos externos e internos. Con el uso masivo en Savia Salud de Meet y Chat, como canales de comunicación eficiente, y el aumento en la adopción de las aplicaciones de ofimática colaborativa de Google Workspace hemos contribuído a la transformación digital, y la continuidad de las labores de uno de los sectores clave en medio la coyuntura sanitaria mundial. Porque creemos que el mundo merece ser más simple y apoyamos a quienes están dando lo mejor de sí, para afrontar y superar las condiciones de la pandemia por Covid-19.

Testimonios (Registros en la encuesta de satisfacción).

El reto principal fue la adherencia, porque primero antes que nada tenemos cerca de 1200 colaboradores en savia salud eps muchos de ellos normalmente solo usan el Drive o el correo, las otras herramientas no se utilizaban, porque no eran de uso diario entonces con todo el apoyo que nos brindó el personal de DaVinci, considero que se ha logrado poco a poco.

Igual esto es algo que tenemos que continuar trabajando, la adherencia a las herramientas de Gsuite en las funciones diarias de cada colaborador. Que las personas tengan una total adherencia a las herramientas, de allí se ponen en marcha todos esos conocimientos para que le sirva en su día a día.

En este momento la mayoría de los usuarios de savia salud, yo creo que el 80% están laborando desde sus hogares entonces hemos hecho uso de la herramienta de Meet para las videoconferencias.

Ha sido una herramienta muy útil para todos ellos, como tenemos las tres tipos de licencias Lite, basic lite, y Business, en este momento no contamos con licencias Enterprise pero cómo se abre este canal, esta facilidad para que incluso ellos pudieran realizar las grabaciones de las conferencias.

Antes trabajaban con la herramienta Zoom pero por seguridad dejaron de utilizarla,entonces esta ha sido nuestra principal herramienta para reunirnos conozco labores en la entidad. Juan Rios Analista de Uso y Apropiación Savia Salud.

Sólo utilizaba el correo y el chat, la herramienta que en este momento utilizo con frecuencia es el Google Keep que me ha servido para organizar el tiempo y que mi jefe esté enterado de las actividades que realizo día a día identificando los procesos a seguir.

Me gustó mucho Me parece muy práctica, fácil de usar y la explicación fue muy clara. La capacitación remota nos permitió desde la casa tener la información de primera mano, el capacitador daba ejemplos, la forma en que se dio fue muy práctico me gustaron los ejemplos y las presentaciones.

A través del chat que utilizamos con frecuencia, nos comunicamos con nuestros compañeros. Por ejemplo, si alguien tiene que explicarnos algo nos podemos comunicar, mostrar documentos, compartirlos, hablar tranquilamente, la comunicación es muy fluida de alguna manera es como si estuviéramos presencialmente, muy práctico y útil; se escucha claramente la persona que habla, la que presenta, fácil de usar y de conectar, me ha gustado mucho la experiencia de trabajar en línea con las herramientas y en total la utilidad para esta experiencia.

La herramienta de formularios es muy estética la forma de verse, la interacción entre la persona que está generando el formulario y la persona que lo diligencia me parece que es muy amigable. En verdad muchísimas gracias por sus experiencias y aprendizajes dentro de este proceso." Nathacha Ochoa Área TI Savia Salud.

Primero destacar que el tema de los capacitadores son personas que tienen el conocimiento y la capacidad oratoria para hacer llegar el mensaje, eso es de resaltar. Como todas las herramientas aprendí mucho, uno muchas veces no ve el alcance especialmente en el calendario, aprendí a programar algunas reuniones antes solamente asistía, aprendimos a utilizarlo de otra manera también para crear reuniones”.

El tema de la hoja de cálculo, las presentaciones y los documentos me ha ayudado mucho en mi labor; mi aplicación favorita en este momento es la hoja de cálculo porque es la que más uso en la parte laboral para compartir matrices que utilizamos todos los días en mi labor.Para realizar mis bases de datos y buscar información de las labores de las personas que incluyen las bases para mí es la más indispensable.

Sleyder Gutierrez Berrio Áreas de TI Mesa de Ayuda Savia Salud.

El proceso de formación fue interesante, los oradores están muy capacitados para exponer y mostrar las herramientas con ejemplos prácticos muy interesantes, con lo que hubo en la capacitación se explicaron muy bien las herramientas que nos mostraron, la verdad para el equipo de nosotros fue de gran ayuda, estamos usando ahora las Hojas de Cálculo y Keep para compartir información mucho más rápido, Calendario también para organizar muy potente y ya el correo, allí aprendimos a hacer como filtros del correo que nos ayudan a organizar la información.

Las expectativas que se tenían frente a las capacitaciones antes que se realizaran para mí fueron muy gratas, se cumplieron las expectativas, son herramientas que uno utiliza a diario y aprendimos cosas muy puntuales, funcionalidades que sirven mucho y que cumplen las expectativas de cosas que de pronto no sabíamos. Lo importante fue la practicidad

Efraín Vázquez Vásquez Analista de Información de Gestión del Riesgo Savia Salud.