Renovación flujos de trabajo con Google Workspace - Comfanorte

Comfanorte Connected

Inició un proceso de implementación de Google Workspace en Comfanorte (Caja de compensación de Norte de Santander), para el cual se activaron 500 licencias. Se efectuaron capacitaciones en su mayoría presenciales, sin embargo debido a la pandemia del COVID-19, se activó la contingencia para seguir con el trabajo interno y externo de Comfanorte. El plan consistió en activar a los usuarios para que usaran las herramientas especializadas en teletrabajo, sin obviar cualquier medida preventiva para los participantes.

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Retos

Iniciar de manera rápida y eficaz con el uso de Workspace, para gestiones tanto administrativas como educativas.
Educar a los directivos de la Caja de Compensación, en especial en las aplicaciones de comunicación y trabajo remoto como Gmail, Chat y Meet con el fin de continuar la preparación para la Junta Directiva.
Capacitar a los directivos de la Caja de Compensación, en especial en las aplicaciones de comunicación y trabajo remoto como Gmail, Chat y Meet con el fin de continuar la preparación para la Junta Directiva.
Dar información en ambientes virtuales de aprendizajes a 19 docentes que componen el grupo educativo dividido en Institución y Colegio, dado que algunos no contaban con procesos de formación digital, todas sus actividades las hacían de manera tradicional.

Solución y resultados

En dos semanas Comfanorte se logró un proceso de implementación y formación en Google Workspace para lograr los objetivos y retos trazados en este proyecto. Debido a la emergencia sanitaria, las operaciones por parte de Comfanorte pasaron a hacerse desde los hogares. Por tal motivo, se aprovechó la contingencia para exponer las virtudes del teletrabajo con herramientas de videoconferencias, correo y comunicación, apoyados en las funciones que activó Google para la aplicación Meet. Enfatizamos en las aplicaciones para el teletrabajo, se destacaron sus principales funciones, se aclararon dudas sobre el manejo de las herramientas, y se recomendó usar las aplicaciones en conjunto para tener una mejor experiencia. Se realizaron dos sesiones a personal directivo de Comfanorte para explicar de qué manera se podría aprovechar el tiempo, cumplir con los comités programados, además de las alineaciones necesarias para seguir con la operación, servicios y productos ofrecidos, de la mano de Google Workspace. Para el ámbito educativo, el reto fue mayor porque se debieron impartir clases virtuales, que en eran presenciales en un 100%. Comfanorte cuenta con 2.100 alumnos y los docentes seguían con su método de enseñanza tradicional y presencial. Para mitigar este impacto se reforzaron conocimientos en Meet, Chat, Classroom y Jamboard. También, se orientó para crear una nueva experiencia de aprendizaje para la comunidad estudiantil. Las videoconferencias aumentaron en los procesos de Comfanorte evitando desplazamientos innecesarios, con el propósito de cuidar y proteger al personal sobre cualquier posibilidad de contagio. De igual manera, se aprovechó el componente educativo de la empresa, activando la usabilidad y gestión para impartir clases por medio de Classroom, y a su vez utilizando herramientas de ayuda como Jamboard y Meet para ofrecer un mayor entendimiento de los alumnos. Con 111 asistentes registrados durante todo el proceso de implementación, las áreas de mayor impacto fueron Gestión Comercial, Gestión Tecnológica, Gestión Social Educación, Subsidio, Instituto y Recreación. En Comfanorte se realizaron 19 entrenamientos aplicados en perfiles de formación como Multiplicadores, Guías Google y VIP, este último con mayor esfuerzo debido a que se tuvo que acudir a espacios específicos en la agenda para ofrecer la misma información. El porcentaje de satisfacción general es alto teniendo en cuenta los cambios del proyecto debido a la actualidad mundial, obteniendo un 92% para complacencia del cliente y así, destacar la labor hecha por Davinci y Google Workspace.

Testimonios (Registros en la encuesta de satisfacción).

La oportunidad de experimentar nuevas herramientas que permiten la eficiencia laboral. Nathalia Parrado - Comfanorte Es muy ágil, rápido y permite trabajar en línea. Maria Villamizar - Comfanorte Lo que más me gustó es que la capacitación brinda a nuestra empresa gran conocimiento en la tecnología y que a un futuro seremos una empresa líder en tecnología, desearía que siguieran brindándonos estas capacitaciones con el fin de ser multiplicadora de los mismos y obviamente ser una persona que maneje la tecnología para el buen manejo de la empresa y a nivel personal. Adelaida Florez - Comfanorte Las herramientas de Workspace y su usabilidad dentro de la empresa tienen un gran potencial, integración y permiten organizar mejor nuestros procesos en el área de la caja. Jefe de tecnología - Comfanorte