Trabajo colaborativo y firma electrónica - Grupo Nutresa

Consolidación Estratégica de suite de productividad

La compañía Grupo Nutresa de la mano de Davinci Technologies inició su proceso de transformación digital y cultural, conformando un equipo de Estrategia cuyo propósito es incentivar y mejorar la experiencia, en el proceso de consolidación y visualización de indicadores del Grupo Nutresa haciendo uso de las herramientas de Google Workspace.

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El Reto

El equipo de planeación estratégica del grupo Nutresa es el encargado de dar seguimiento a los más de 750 indicadores que maneja el Grupo. El objetivo del área está en hacer la recopilación de los indicadores de las diferentes áreas de la compañía, y consolidarlos para poder extraer reportes que pueda consultar la alta dirección y en general toda la compañía. El equipo de planeación financiera, antes de iniciar el proyecto, necesitaba realizar la consolidación a través de varios archivos en Excel de cada una de las áreas; con la tarea de reunir más de 50 archivos diferentes donde estaban alojados los indicadores. Adicionalmente, debía realizar un reporte independiente para cada mes, trimestre, y año, lo que requería el tiempo y esfuerzo del equipo. Por lo tanto, surgieron los siguientes retos:

Centralizar la información de los indicadores.
Reducir el tiempo en el proceso de consolidación para el equipo de planeación estratégica.
Disponibilizar tablero de indicadores a todo el grupo, con la información actualizada en tiempo real y sin actividades por parte del equipo de estrategia.
Facilitar el proceso de consolidación de indicadores para cada una de las áreas que deben reportar información.

Solución

El equipo de estrategia del Grupo Nutresa promovió el uso de las herramientas de Google Workspace (Sitios, Hojas de cálculo, Data Studio y Apps Script), además de las metodologías de mejora de procesos. Teniendo en cuenta esto, se trabajó de la siguiente manera para solucionar el reto:

Crear una hoja de cálculo para consolidación de información de indicadores.
Desarrollar hojas de cálculo independientes para cada área con la finalidad de abrir este recurso para registrar la información de los indicadores correspondientes.
Generar un Script para recopilar la información de cada una de las áreas y plasmarla en la hoja de cálculo central.
Hacer de 6 tableros en Google Data Studio para la visualización de la información.
Desarrollar un Sitio a través de Google Sites con la finalidad de disponibilizar los tableros en Google Data Studio a toda la compañía, y en los sitios ya existentes del Grupo Nutresa.

Resultados

Reducción de tiempos en el proceso de consolidación. 2 a 3 días mensuales de 1 recurso del equipo.
Facilidad en el proceso de visualización de indicadores.
Mayor transparencia al disponibilizar la información de indicadores.
Mejor experiencia de usuario en el proceso de registro de indicadores de cada una de las áreas.