20 de Jun de 2023

Crea un flujo de trabajo automatizado con firma electrónica

Eficiencia máxima: Flujo de trabajo automatizado y firma electrónica.

En la era digital donde los mercados cambian y evolucionan rápidamente para satisfacer a usuarios cada vez más exigentes y diversos, optimizar los procesos empresariales puede ser la clave para el éxito.

Uno de los elementos más importantes a tener en cuenta es la eficiencia con la que se realizan dichos procesos y la gestión contractual es un aspecto fundamental en cualquier empresa, ya que aún genera desafíos al crear y firmar documentos.

Aquí es donde herramientas digitales como la inteligencia artificial y la firma electrónica se convierten en piezas clave para agilizar estos procesos. En este blog, exploraremos cómo crear flujos de trabajo automatizados con estas herramientas pueden ahorrarte tiempo y recursos, además de mejorar la eficiencia en tu gestión contractual.

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Ahorra tiempo con flujos de trabajo automatizados:

Flujos de trabajo automatizados

Si tu empresa aún genera documentos desde cero y luego los envía manualmente a los firmantes, es hora de darle un giro a tu proceso. Los flujos de trabajo automatizados pueden transformar por completo la forma en que gestionas tus contratos.

Puedes configurar fácilmente un flujo de trabajo para firmar documentos, eliminando la necesidad de múltiples interacciones y reduciendo la posibilidad de errores.

Con la función de enrutamiento condicional cualquier usuario autorizado puede crear un nuevo documento ingresando información clave en un formato específico. Luego, el documento se envía automáticamente al primer firmante y, una vez obtenida la firma, se envía al siguiente firmante sin que tú tengas que intervenir.

Distribución masiva de documentos para firma:

Distribución masiva de documentos automáticamente

Cuando se trata de documentos importantes, enviarlos uno por uno es un proceso lento, laborioso y poco eficiente. Aquí es donde la distribución masiva de documentos entra en juego para optimizar los tiempos de envío sin comprometer la seguridad y su seguimiento.

Envía simultáneamente cientos o incluso miles de documentos a sus destinatarios. Esto significa que puedes agilizar tus flujos de trabajo, llegar a más personas en menos tiempo y obtener firmas más rápidamente.

También puedes autenticar a cada usuario a través de mensajes de texto, correo electrónico o telefónicamente. Guardando registro de cada paso del proceso, desde la apertura del documento hasta la firma final.

Una vez que se completa el proceso, el destinatario recibe una copia del documento final y tú tienes una versión almacenada internamente. Con la distribución masiva de documentos, optimizarás tus flujos de trabajo y garantizarás un seguimiento más efectivo.

Simplifica con plantillas personalizables:

Crear plantillas personalizadas automatización de flujos de trabajo

Crear documentos desde cero lleva tiempo y esfuerzo, pero con la ayuda de plantillas personalizables, podrás agilizar aún más el proceso de creación de documentos. En Docusign tienes una amplia biblioteca de plantillas para diferentes tipos de documentos.

Para usar estas plantillas simplemente selecciona la que más te guste, personaliza algunos campos clave y estará lista para la firma. No solo ahorrarás tiempo, sino que también mantendrás la consistencia y la profesionalidad en tus documentos.

Algunos ejemplos de plantillas y casos de uso incluyen declaraciones de trabajo, acuerdos de confidencialidad, solicitudes de aprobación de presupuesto para eventos, contratación, cierre de acuerdos con proveedores y negocios con cliente final.

Cobro de pagos automatizado:

Pagos automáticos en Docusign

Imagina recibir pagos tan pronto como se firme un contrato. Con la combinación adecuada de firma electrónica y procesadores de pago en línea, esto es posible. Los flujos de firma en Docusign te permiten incorporar un procesador de pagos dando a los firmantes la opción de realizar el pago al momento de la firma.

Además, el sistema permite enviar recordatorios automáticos por correo electrónico para asegurarte de que tus clientes no olviden realizar los pagos a tiempo. Sin importar el método de pago (tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencias, Apple Pay o Google Pay), tendrás flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de tu cliente.

Integración con otras aplicaciones:

Integraciones apps para automatizar flujos de trabajo

Para que una gestión documental sea exitosa y eficiente requiere una interacción efectiva con todos los servicios y aplicaciones usados tanto por tu empresa como por los posibles destinatarios así como herramientas que permitan potenciar su funcionalidad.

Integra fácilmente tus soluciones de firma electrónica con tus aplicaciones preferidas de Microsoft, como Outlook, Word y SharePoint, para realizar negocios directamente desde ellas. O conectarte con Salesforce para distribuir, firmar y gestionar acuerdos de ventas sin salir de la plataforma. Además, si utilizas productos de Google, podrás firmar, enviar y gestionar documentos sin problemas.

En conclusión la gestión contractual puede ser un proceso complicado y consumir mucho tiempo, pero no tiene por qué ser así. Con los flujos de trabajo digitales y la firma electrónica, puedes simplificar y agilizar significativamente tu proceso de generación y firma de documentos. Ahorra tiempo con flujos de trabajo automatizados, distribuye documentos masivamente, utiliza plantillas personalizables, automatiza la recolección de pagos e integra tus aplicaciones preferidas. ¡Es el momento de mejorar tu gestión contractual y llevar tu empresa al siguiente nivel!

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